Controle Patrimonial

Conciliação
Físico X Contábil

Você sabe o que é Conciliação Físico-Contábil?

Também conhecido como Cotejamento, a conciliação físico x contábil é o processo que consiste na verificação e equalização dos bens encontrados fisicamente com os bens que estão contabilizados na base do ativo imobilizado.

O que Conciliação Físico X Contábil?

A conciliação físico x contábil também conhecido como Cotejamento, é o processo que consiste na verificação e equalização dos bens encontrados fisicamente com os bens que estão contabilizados na base do ativo imobilizado.
Durante o processo de conciliação, quando um ativo inventariado em campo é encontrado nos registros contábeis, este bem é classificado como conciliado, neste caso é realizado apenas ajustes nas suas especificações técnicas e cadastrais com o intuito de obter uma melhor clareza na identificação do bem.
No entanto, quando o ativo inventariado em campo não é encontrado na contabilidade, este bem é classificado como sobra física, devendo ser incorporado ao ativo imobilizado da empresa. Por outro lado, quando os ativos registrados na contabilidade que não foram conciliados com a base de inventário física, são classificados como sobra contábil, que ao final da etapa seguinte serão baixados da contabilidade. Por fim, as sobras contábeis e físicas passarão pela etapa de saneamento com o objetivo de realizar um double check e reduzir o impacto nos saldos contábeis, essa etapa também é conhecida como Cotejamento Fino.
Resumindo, consiste no cruzamento das informações do cadastro contábil com as informações encontradas no inventário físico, achando assim possíveis divergências.

Quando deve ser feita?

A conciliação físico x contábil deverá ser realizada sempre que a empresa necessitar confrontar sua base contábil com os bens que existem fisicamente na empresa.

Sendo a conciliação físico x contábil um processo pelo meio do qual as empresas verificam a existência real dos bens do ativo imobilizado, após o inventário físico dos bens, não existe uma data ou período determinado para que a conciliação seja realizada. Há apenas a exigência de que deva ser precedida do inventário geral dos bens da empresa.

Em termos de processo e controle há um consenso de que a mesma deva ser realizada anualmente.

Qual a Finalidade do Cotejamento?

Dependendo do nível de controle patrimonial que a empresa exerce sobre seu ativo imobilizado, e nesse caso especificamente controlar as adições, movimentações e baixas, a conciliação é o único processo que vai garantir que a contabilidade reflita a realidade dos bens tangíveis do ativo fixo. Em outras palavras torna a contabilidade mais fidedigna com relação aos seus bens patrimoniais existentes.

Uma vez conciliados os bens identificados in loco na empresa com os bens registrados na base contábil teremos como resultado três relatórios distintos, a saber:

Relatório de bens conciliados,
Relatório de sobras físicas
Relatório de sobras contábeis.

Cada relatório desse refere-se a bens do ativo imobilizado da empresa e refletem exatamente o que os nomes dizem, ou seja, o relatório de sobras física apontam os itens que existem fisicamente, entretanto não foram localizados na contabilidade, e o relatório de sobras contábeis apontam os bens que existem na contabilidade, porém não foram encontrados fisicamente.

Mas e como é feita essa conciliação? Existe critério?

Sim, a conciliação não aparece num passo de mágica, existem métodos e critérios de conciliação e de saneamento das sobras físicas e contábeis.

A conciliação é o ato de correlacionar o bem contábil ao bem físico. Parece fácil não é mesmo? Mas não é! Nossos especialistas da TECNOPAT consideram esse, um dos processos mais críticos da gestão patrimonial. O desafio de ter uma base “limpa”!

E isso muito tem a ver, além do controle de movimentações e baixas, com a forma em que empresa registra os bens na contabilidade. Um dos exemplos clássicos é quando compramos vários bens iguais em uma única NF. Normalmente isso é lançado na contabilidade de forma conjunta quando deveria ser de forma isolada, bem a bem.

Além disso, nas contas do Ativo Imobilizado especificamente a narração do que se está registrando tem outras funções e implicações e a falta de padronização ou de detalhamento da DESCRIÇÃO do fato, certamente ocasionarão danos à Gestão do Ativo Imobilizado da empresa no futuro.

Na maioria das empresas o registro contábil é pobre de informações, lançamentos com pouco detalhamento, dificultando a conciliação. Uma das atividades da Gestão do Ativo Imobilizado é a implantação da padronização dos registros contábeis. Partindo da premissa básica que se fundamenta na semelhança e outros indicativos ou evidências para a validação de que um bem físico é igual ao bem contábil, teremos dois tipos de conciliação, a direta e a indireta.

A realização desta etapa por profissionais inexperientes poderá gerar distorções, cotejamento de bens com outros que não são eles, pois precisamos de conhecimento técnico para correlacionar o item físico com descrição técnica, com um item com descrição contábil, essas descrições contábeis geralmente são incompletas ou com nomes não técnicos.

Tipo de Cotejamento:

Conciliação Direta:

Toda vez que conseguirmos correlacionar os bens físicos aos bens contábeis diretamente por: plaqueta patrimonial e (ou) descrição do bem, chamamos de CONCILIAÇÃO DIRETA, justamente por que não precisamos de outros critérios para a identificação dos bens, ou seja, a conciliação se dá quase que automaticamente.

Conciliação Indireta:

Ao finalizarmos a conciliação direta já teremos os relatórios de sobras físicas e sobras contábeis. A partir desse momento o saneamento das sobras deve ser feito em uma via de mão dupla contratada x cliente.

É fundamental que os critérios para o saneamento das sobras sejam pré-estabelecidos em conjunto com o cliente. À medida que os critérios não sejam atendidos descemos um nível, e normalmente são:

Tipo do bem (nunca concilie cadeira com mesa, mesmo que o número da plaqueta anterior seja a mesma que a atual)
Classe contábil
Localização
Unidades e centro de custo iguais
Unidades e centro de custo diferentes
Unidades diferentes
Características como: marca; modelo; capacidade; dimensões; custo original tipo de bem, data de aquisição, cor, etc…

Mesmo após a conciliação indireta possivelmente restarão bens os quais não foi possível discernir com nível aceitável de assertividade sobre a correta associação entre o lançamento contábil e o bem físico. Nesses casos deverão ser levantadas junto à contabilidade da empresa as notas fiscais de origem dos bens, objetivando mitigar as sobras, principalmente quando se tratar de bens cujos valores são relevantes quando comparados ao imobilizado total da companhia.

Benefícios da Conciliação Físico X Contábil feito pela Tecnopat

Por ser um trabalho que exige tempo e bastante cuidado, a terceirização do inventário e Cotejamento é uma prática comum no mercado, com a obtenção de diversos benefícios, entre eles destacam-se:

Ganhos de escala (um técnico especializado tem maior produtividade/dia);
Aumento da eficiência e confiabilidade das informações cotejadas;
Diminuição dos riscos de retrabalho;
Expertise no tema;
Não gera a necessidade de deslocar profissionais internos para a realização de uma atividade na qual não são especialistas.

Sendo assim o melhores profissionais para elaborar a conciliação físico x contábil deve ser feita, com um contador juntamente com um Engenheiro que através do seu conhecimento técnico e contábil, sendo que o Engenheiro identificará corretamente os bens pela descrição técnica e o Contador identificará todos os impactos que a conciliação terá sobre o balanço patrimonial.

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